Introducción
Descripción del modelo de gestión de los Proyectos de Visualización y Analítica Descriptiva de Datos, también conocidos como Proyectos BI (Business Intelligence). Se describe para cada fase las actividades principales, y la responsabilidad de los distintos perfiles participantes.
Contactos Previos y Aclaración de la Demanda
- Necesidades y Expectativas: Aclarar ¿qué es lo que queremos conseguir?, ¿para qué vamos a realizar este proyecto?, ¿qué tipo de resultado?
- Interesados y Participantes: Identificar a los distintos tipos de actores interesados y participantes en el proyecto, aclarar responsabilidades de cada uno en cada fase.
Se realiza mediante una o varias reuniones de inicio del proyecto en las que deben participar: - Responsable de Demanda: explicará el contexto y los objetivos del negocio, y las expectativas del proyecto. - Responsable TIC: será el responsable representante de la ADA en las actividades de gestión de la demanda relacionada con el proyecto. También actuará como traductor de las expectativas del negocio Sectorial. - Gestor del Proyecto (Jefe de Proyecto): explicará las posibilidades técnicas y aclarará la viabilidad de las distintas expectativas. - Gestor de Negocio: Apoyan al Responsable de la Demanda aclarar aspectos sobre el uso/utilidad de la información resultado, los usuarios interesados, y las políticas de acceso al cuadro de mandos. - Gestores de Centro de Competencia Sectorial (o equipos TIC transversales): Aclaran aspectos sobre los recursos disponibles para el proyecto:
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Acuerdos y Formalización del Proyecto
- Acuerdos:
- Acordar el alcance (cómo es el resultado se va a obtener).
- Acordar el plan de trabajo, y prácticas de gestión.
- Comprometer los recursos que cada parte aportará al proyecto, y grado de dedicación.
El Gestor del Proyecto (Jefe de Proyecto), con la colaboración con el Gestores de otros Equipos o Centros de Competencias TIC (Sectoriales y Transversales), debe proponer un Plan de Proyecto, que incluye:
Se realizará una reunión (o varias) de inicio del proyecto, en el que aclarará los detalles del Plan de Proyecto, y se formalizará el Acuerdo de inicio del proyecto, mediante la difusión posterior del Plan de Trabajo acordado. |
Fase de Acceso a los Datos de Origen
- Conexiones a los datos: Gestionar las autorizaciones y las credenciales necesarias para conectarse a los orígenes de datos
El Gestor del Proyecto (Jefe de Proyecto) recabará la autorización del Responsable de los Datos de Origen para acceder a los datos. El equipo de Analítica de Datos de ADA configurará la conexión en las herramientas de Analítica. Además, en caso de requerir el uso de datos personales, el Gestor de Negocio, con la colaboración del Gestor del Proyecto (Jefe de Proyecto), promoverán una Evaluación de Impacto, que tendrá como resultado las medidas a tomar para proteger el acceso indebido a los datos de carácter personal. |
- Visibilidad entre plataformas: Gestionar los permisos y ajustes necesarios para habilitar la visibilidad entre los respositorios de datos en el origen, y las plataformas y herramientas de analítica
| Los Ingenieros de Datos, con la colaboración de los Técnicos de los Sistemas de Información (y en su caso otros Técnicos TIC), gestionarán las peticiones de ajustes en networking para habilitar la visibilidad entre plataformas. |
Fase de Preparación de los Datos
- Selección y filtrado de datos: Extraer de cada origen el conjunto de tablas o archivos que contienen los datos que van a usarse, y filtrar las filas que nos interesan.
- Transformación y actualización de datos: Realizar transformaciones para depositarlos en un soporte y estructura adecuada: Cambio de formato y soporte de los datos; Integración de datos de diversos orígenes; Trasponer filas para calcular columnas; Cargar o Actualizar nuevas versiones de los datos.
La preparación de los datos es una actividad opcional en proyectos de complejidad Simple. Los Expertos del Negocio, o en su defecto los Técnicos de los Sistemas de Información, explican las expectativas de datos y las reglas del negocio. Los Técnicos de los Sistemas de Información proporcionan detalles de la organización y estructura de los datos de origen. Los Ingenieros de Datos diseñan los procesos ETL |
- Limpieza de datos: Depurar errores o completar datos nulos o vacíos. Es habitual cuando los datos no son generados por un sistema de información o proceso bien definido.
Opcionalmente, los Ingenieros de Datos evalúan la calidad de los datos de origen. Los Expertos del Negocio decidirán posibles reglas para completar deficiencias de datos, que serán aplicadas a los datos y/o en los procesos ETL por los Ingenieros de Datos. Los Técnicos de los Sistemas de Información registran posibles ajustes de mejora en el sistema origen. |
Fase de Modelado de Datos del Negocio
- Entidades y relaciones: Establecer las relaciones entre las distintas entidades de datos del negocio. Además, es habitual aplicar condiciones de filtro sobre algunas entidades, así como generar consultas SQL que implementen joins o uniones entre las tablas para generar nuevas entidades.
- Descripción de campos y organización: Definir nombres de los campos y agruparlos, de forma comprensible por el negocio.
- Otras elementos de modelado: Dependiendo de las capacidades que ofrece la herramienta de análisis, completar el modelo con campos calculados, álias para reemplazar valores, jerarquías, y otras propiedades que determinan la forma de uso por defecto.
Los Expertos del Negocio explican las expectativas de datos y las reglas del negocio. En caso necesario, los Técnicos de los Sistemas de Información aclaran dudas sobre relaciones y características de los datos de origen. Los Ingenieros de Datos diseñan el Modelo de Datos del Negocio en la herramienta BI. |
Fase de Capacitación a Analistas
Las actividades de capacitación tienen como objetivo dotar a los analistas de un nivel básico de los siguientes tipos de conocimientos:
- Entender el Modelo de Datos del Negocio:
- Conocer las reglas del Negocio y las necesidades de información.
- Conocer el Modelo de datos del Negocio, y comprender la semántica y organización de los campos de datos.
- Conocer el uso de las herramientas de Análisis:
- Conocer qué tipos de gráficas y estrategias de análisis son las adecuadas para satisfacer las necesidades de información habituales.
- Conocer las capacidades y funcionalidades de la herramienta de análisis, y las técnicas básicas de uso.
Los Ingenieros de Datos explicarán el Modelo de Datos de Negocio a los técnicos que participarán en el desarrollo de las visualizaciones y dashboards (Expertos del Negocio, o en su defecto los Técnicos de los Sistemas de Información, y a los Técnicos de Visualización). En aquellos proyectos que sea necesario, los Técnicos de Visualización proporcionarán una formación básica del uso de la herramienta a los Expertos del Negocio, o en su defecto los Técnicos de los Sistemas de Información, y facilitará el acceso a material formativo adicional para completar la formación. Se planificarán sesiones formativas en las que se combina la formación básica de la herramienta, y la comprensión y validación del Modelo de Datos de Negocio generado. |
Fase de Desarrollo de Dashboards
- Diseño de visualizaciones y dashboards: El desarrollo de Dashboards consiste en generar los distintos componentes de visualización de datos, que fundamentalmente son de dos tipos:
- Visualizaciones (o vistas): consiste en una representación gráfica (o tabular) de una selección de datos. Por ejemplo: un gráfico de barras, o de tarta, …
- Dashboards (o paneles): consiste en un mosaico de visualizaciones interrelacionadas, que ofrecen una visión más completa de la información de un área de negocio, y que permite cierta interacción del usuario (filtros, desglose, etc.). De forma muy resumida y generalista, un Cuadro de Mandos consiste en una agrupación de Dashboards relacionados con un mismo negocio; y cada Dashboard consiste en una agrupación de Visualizaciones que interaccionan entre sí.
Los Expertos del Negocio diseñarán prototipos de visualizaciones y dashboards en las herramientas de análisis. Como alternativa, el diseño de las visualizaciones y dashboards pueden ser realizadas por los Técnicos de Visualización en sesiones de trabajo conjuntas con los Expertos del Negocio, que establecerán las necesidades de información y los requisitos de visualización. El papel de los Expertos del Negocio en el diseño de las visualizaciones y dashboards puede ser asumido en algunos proyectos por Técnicos de los Sistemas de Información. En cualquier caso, los Expertos del Negocio deben realizar la validación de las validaciones y dashboards desarrollados. En caso que sea necesario, los Técnicos de Visualización proporcionarán orientación y apoyo a los técnicos encargados del diseño de las visualizaciones y dashboards, en sesiones acordadas previa demanda. |
- Validación del diseño y datos de resultado: Verificar que los datos que muestra el cuadro de mando es coherente con los datos obtenidos en el origen.
Opcionalmente se planificarán sesiones de validación de las visualizaciones y dashboards, previas a la primera publicación de cada componente. Estas sesiones de validación serán necesarias cuando el cuadro de mandos esté destinado a compartir información de forma abierta (datos abiertos y/o visor de datos en portal web), o proporcione información sujeta a requisitos específicos de seguridad. En las sesiones de validación deberán participar (según el caso): En estas sesiones de validación, se registrarán (o ejecutarán) las acciones correctivas detectadas, o de mejoras propuestas. |
Fase de Publicación del Servicio de Analítica
- Despliegue de dashboards en zona pública: Para que el resto de usuarios puedan consumir la nueva versión del Cuadro de Mandos, es necesario ‘Publicar’ los nuevos componentes en una zona compartida (o Pública, o de Producción).
- El desarrollo de una nueva versión de un Cuadro de Mandos tiene como resultado la generación de un conjunto de componentes, ubicados en los espacios de desarrollo habilitados para cada proyecto en la herramienta de análisis.
- Estos espacios de desarrollo sólo son accesibles por los analistas y técnicos de visualización de datos que participan en el proyecto.
- Para que el resto de usuarios puedan consumir la nueva versión del Cuadro de Mandos, es necesario ‘Publicar’ los nuevos componentes en una zona compartida (o Pública, o de Producción).
- El despliegue de los dashboards en la zona pública (compartida) consiste básicamente en una operación de copia (o reemplazo) de los nuevos componentes en el espacio público de la herramienta, y supone la puesta en producción de una nueva versión del Cuadro de Mandos (es decir, del Servicio de Analítica).
- El despliegue del dashboard requiere un conjunto de validaciones previas relacionadas con el cumplimiento de normas y estándares de desarrollo, requisitos de imagen corporativa y accesibilidad, requisitos de seguridad y confidencialidad de datos, etc.
Otros Técnicos TIC, del equipo de Analítica de la ADA, gestionarán las actividades de despliegue de los nuevos componentes en el espacio correspondiente al cuadro de mandos, dentro de la zona pública de las herramientas de análisis. En el primer despliegue se configurarán los espacios de trabajo públicos destinados a ubicar y organizar los componentes del nuevo Cuadro de Mandos. |
- Gestión de acceso a interesados: Cuando se publica la primera versión de un Cuadro de Mandos, es necesario gestionar el acceso de los usuarios interesados al nuevo servicio de analítica. Para ello se suelen realizar Tres tipos de operaciones:
- Gestionar en la herramienta el alta de grupos y usuarios interesados
- Gestionar en la herramienta los nuevos espacios públicos destinados a ubicar los nuevos componentes
- Otorgar permisos y privilegios a los grupos de usuarios, sobre los nuevos espacios y componentes.
Otros Técnicos TIC, del equipo de Analítica de la ADA, gestionarán en la herramienta el alta de grupos y usuarios interesados, y se otorgarán los permisos y privilegios necesarios, dependiendo del perfil de cada usuario o grupo de usuarios. Se aplicarán las políticas de acceso y gestión de usuarios acordadas en la fase de Inicio del proyecto. |
- Actualización del Catálogo de Servicios TIC: En el momento de la publicación de un nuevo Cuadro de Mando, al igual que cualquier otro servicio TI, debe recabarse y custodiarse la información necesaria para poder prestar un adecuado servicio de Soporte.
| Otros Técnicos TIC, principalmente del equipo de Analítica de la ADA, gestionarán las actividades de custodia, inventariado y gestión del conocimiento necesarias para poder prestar un adecuado servicio de soporte al nuevo servicio de analítica (el nuevo Cuadro de Mandos). |
Fase de Soporte al Servicio de Analítica:
- Gestión de peticiones de acceso: Otorgar acceso a los nuevos usuarios interesados y autorizados.
Otros Técnicos TIC, del equipo de Analítica de la ADA, gestionarán las peticiones de alta de nuevos usuarios interesados, actuando como Nivel 3 en los procesos de Gestión de Peticiones de la ADA. El Nivel 1 de soporte lo ejercerá el CEIS, y el Nivel 2 de soporte lo ejercerá el equipo TIC de los Técnicos de los Sistemas de Información de origen de los datos. El equipo de Analítica de la ADA podrá actuar como Nivel 2 de soporte en aquellos casos que los datos no procedan de un único sistema de información. Se otorgará acceso sólo a los usuarios que tengan la consideración de 'autorizados' según las políticas de acceso y gestión de usuarios acordadas en la fase de Inicio del proyecto. El acceso de otros usuarios no autorizados requerirá la autorización ad-hoc expresa del Gestor de Negocio. |
- Gestión de incidentes: Resolver los incidentes que impiden el uso de los dashboards compartidos a los usuarios autorizados. Afecta sólo a componentes de zona pública.
Otros Técnicos TIC, del equipo de Analítica de la ADA, gestionarán en las peticiones de incidentes relacionadas con los cuadros de mando compartidos (publicados), actuando como Nivel 3 en los procesos de Gestión de Incidentes de la ADA. El Nivel 1 de soporte lo ejercerá el CEIS, y el Nivel 2 de soporte lo ejercerá el equipo TIC de los Técnicos de los Sistemas de Información de origen de los datos. El Nivel 2 de soporte lo ejercerá Otros Técnicos TIC del equipo ADA responsable de Datos Abiertos cuando se trate de un Visor de Datos a la ciudadanía. El equipo de Analítica de la ADA podrá actuar como Nivel 2 de soporte en aquellos casos que los datos no procedan de un único sistema de información. Sólo se considerará un incidente si el componente afectado está compartido (o publicado) en la zona de acceso público. |
Recomendaciones y aspectos clave
- Metodología Ágil: Se recomienda usar una metodología Ágil, con revisiones y planificaciones de sprints mensuales en las que se muestra al negocio los avances y se revisan las prioridades y expectativas.
- Ejecución colaborativa y multidisciplinar: Es imprescindible que la dedicación al proyecto sea multidisciplinar y colaborativa, basada en sesiones de trabajo planificadas con una periodicidad acordada entre las partes (al menos semanal).