Administración y Soporte de Tableau

Estructura organizativa de proyectos y componentes en Tableau Server

En un Proyecto BI en el que se usa Tableau, se generan multitud de componentes. Cada uno de estos componentes deben ubicarse en el proyecto (carpeta) correspondiente, dependiendo de su tipología, y aplicando el resto de Buenas Prácticas de Tableau.

Tipos de carpetas (proyectos) en Tableau Server

Los distintos componentes generados con Tableau para cada Proyecto BI o Cuadro de Mandos se ubicarán en tres tipos de carpetas (proyectos en la terminología de Tableau Server):

  • En proyectos (carpetas) de FUENTES DE DATOS: destinada a ubicar las versiones compartidas/públicas todos los objetos generados en las actividades de Preparación de los Datos y Modelado de Datos de Negocio  de un Proyecto BI: 
    • Algerbarán los siguientes tipos de componentes de Tableau:
      • Libros de Trabajo para el diseño de Fuentes de Datos: Actúa como la versión vigente del diseño (código fuente) de la Fuente de Datos compartida. El diseño de un objeto de Fuente de datos se realiza en la pestaña 'Fuente de Datos' de un Libro de Trabajo. Entre las Buenas Prácticas de Modelado de Datos del Negocio se incluye la diferenciación de aquellos libros de trabajo usados como 'código fuente' de los objetos de Fuentes de Datos (libros de trabajo 'FD - ...'), del resto de libros de trabajo que representan el 'código fuente' de las Visualizaciones y los Dashboards (libros de trabajo 'CM - ...').
      • Fuentes de Datos compartidas: Una Fuente de Datos de Tableau es el resultado final de las actividades de Modelado de Datos de Negocio  y Preparación de los Datos de un Proyecto BI, y representa un conjunto de datos interrelacionados entre sí, que están disponibles (preparados) para su consulta/consumo por los distintos Cuadros de Mandos que necesiten esos datos.
      • Flujos de Datos: son los mecanismos que implementan procesos ETL en Tableau, y que son generados con la herramienta Tableau Prep (tanto de escritorio, como su versión integrada en Tableau Server).
      • Conexiones Virtuales: Representan conexiones a los datos que pueden ser reutilizadas en el diseño de varias Fuentes de Datos y/o Libros de Trabajo.
      • Otros tipos de componentes Tableau (Funciones de datos, Lentes de Pregunte a Datos, Bases de Datos, Tablas, etc.)
    • El nombre de la carpeta debe empezar con el prefijo 'FD - ', y debe estar relacionado con el conjunto de datos, o el Sistema de Información que actúa como origen principal de los datos. Por ejemplo 'Tu Turno'.
  • En proyecto (carpeta) del ESPACIO DE  DESARROLLO: destinada a ubicar los componentes generados en las actividades de Desarrollo de Dashboards de un Proyecto BI, y que representan las versiones en desarrollo de los distintos tipos de objetos.
    • El Cuadro de Mandos resultante de un Proyecto BI tiene normalmente la foma de un componente de tipo Libro de Trabajo. En algunos casos el proyecto BI puede generar varios Libros de Trabajo que ofrecen visiones distintas de los datos (para distintos destinatarios y/o finalidades).
    • Algerbarán los siguientes tipos de componentes:
      • Versiones provisionales de Libros de Trabajo de Cuadro de Mandos: son los objetos de Tableau que representan el 'código fuente' de las Visualizaciones y los Dashboards que están en fase de desarrollo. Para diferenciarlos del resto, su nombre empieza con el prefijo 'CM ...', y tendran como sufijo un código de Versión. Por ejemplo: 'CM Cita Previa V0'.
      • Versiones provisionales de Libros de Trabajo de diseño de Fuentes de Datos: son los objetos de Tableau que representan una versión provisional del 'código fuente' de la Fuente de Datos compartida, que se encuentra en fase de desarrollo. 
      • Versiones provisionales de Flujos de Datos: En algunos proyectos es posible usar la herramienta ETL de la Plataforma Tableau (Tableau Prep) para diseñar Flujos de datos (Procedimientos ETL) de preparación/integración de datos. En estos casos, las versiones provisionales (de desarrollo) de estos Flujos de Datos se ubicarán en el espacio de desarrollo. 
    • El nombre de la carpeta debe empezar con el prefijo 'DES - ', y  debe estar relacionado con la finalidad o proceso del negocio beneficiario de la información. Por ejemplo 'DES - CM Cita Previa'.
  • En proyecto (carpeta) del ESPACIO PÚBLICO: destinada a ubicar los componentes que representan versiones validadas y compartidas, como resultado de las actividades de Publicación del Servicio de Analítica (o Cuadro de Mandos) en el Proyecto BI.  
    • Algerbarán los siguientes tipos de componentes:
      • Libros de Trabajo de versiones publicadas (compartidas) de Cuadro de Mandos: son los objetos de Tableau que representan el 'código fuente' de las Visualizaciones y los Dashboards que han sido validadas y publicadas (compartidas) al conjunto de interesados y beneficiarios de la información. Para diferenciarlos del resto, su nombre empieza con el prefijo 'CM ...', y no tendrán sufijo de versión. Por ejemplo: 'CM Cita Previa'.
    • El nombre del espacio debe ser similar al usado en el ESPACIO DESARROLLO, pero sin el prefijo.  Por ejemplo 'CM Cita Previa'.

Al inicio de las actividades de Desarrollo de Dashboards de un nuevo Proyecto BI, los técnicos de administración y soporte de Tableau Server deben crear un proyecto (carpeta) en el ESPACIO DE DESARROLLO,  donde se ubicarán los nuevos Libros de Trabajo generados para el proyecto.

Los Libros de Trabajo se conectan (dependen) de los objetos de Fuentes de Datos compartidas, que se han generado en las actividades de  Preparación de los Datos y Modelado de Datos de Negocio  de un Proyecto BI. 

Además, como parte de las actividades de la primera  Publicación del Servicio de Analítica resultante del Proyecto BI, los técnicos de administración y soporte de Tableau Server deben crear un proyecto (carpeta) en el ESPACIO PÚBLICO,  donde se ubicarán las versiones Libros de Trabajo que han sido validadas como Cuadros de Mandos para compartir datos con los destinatarios finales de la información (Ciudadanos, usuarios del negocio, etc.).

Organización jerárquica de carpetas de proyectos en Tableau Server

El conjunto de carpetas de distinto tipo de los distintos Proyectos BI estarán organizadas jerárquicamente en tres zonas (o espacios) diferenciadas, representadas por las carpetas del nivel 0 (nivel raíz):

  • FUENTES DE DATOS 
  • ESPACIO DESARROLLO 
  • ESPACIO PÚBLICO 

Las subcarpetas de Nivel 1 representan las materias o dominios del Negocio al que pertenecen los datos principales. En las subcarpetas de Nivel 2, existirá un espacio de trabajo por cada proyecto BI o sistema de información relacionado con los datos. Así, la estructura organizativa de niveles corresponde a la siguiente jerarquía:

  • Nivel 0:  Entorno/ámbito de trabajo
    • Nivel 1: Materias
      • Nivel 2: Proyecto BI (o Sistema de Información).

Por ejemplo, la estructura de carpetas de Fuentes de Datos sería similar a:

  • FUENTES DE DATOS
    • FD - ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA
      • FD - Tu Turno
    • FD - GESTIÓN TIC
      • …
    • FD – EMPLEO
    • ...
  • ESPACIO DESARROLLO
    • DES - ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA
      • DES - CM Cita Previa
    • DES - GESTIÓN TIC
      • ...
  • ESPACIO PÚBLICO
    • ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA
      • CM Cita Previa
    • GESTIÓN TIC
      • ...

Además, se ofrece una carpeta Formación y Ejemplos, que contiene Fuentes de Datos y Libros de Trabajo de ejemplos, destinados a facilitar la auto-formación de cualquier usuario. Los ejemplos y datos coinciden con los utilizados en los materiales formativos de Tableau. Será accesible en modo sólo lectura para todos los usuarios. 

Gestión de Acceso y Permisos en  Tableau Server

La gestión de acceso y permisos en Tableau Server debe permitir que cada Usuario pueda usar la Plataforma Tableau para acceder a los espacios y componentes de cada Proyecto BI a los que está autorizado, y otorgarles los privilegios necesarios en función de su perfil en el proyecto BI.

En un Proyecto BI en el que se usa Tableau, se generan multitud de componentes, que se ubican en dos carpetas de naturaleza Pública (Espacio de FUENTE DE DATOS + ESPACIO PÚBLICO) a las que acceder los Usuarios Consumidores, y una carpeta de naturaleza privada (ESPACIO DE DESARROLLO) a la que sólo acceden los usuarios que participan en actividades de desarrollo del Proyecto BI (Analistas de Datos y Especialistas de Datos).

Alta de nuevos Usuarios 

El alta de un nuevo usuario consiste en registar y habilitar unas credenciales de autenticación en la Plataforma de Tableau Server.

La autenticación en Tableau Server está integrada con el LDAP corporativo de la JA, a través del servicio SSO Web de la Junta de Andalucía. Esto implica que cualquier persona que aspire a darse de alta en Tableau Server debe contar con un usuario en el LDAP corporativo, cuyas credenciales/contraseña serán las utilizadas para la autenticación de acceso a la herramienta Tableau.

Importación de Usuarios de LDAP en Tableau

Los datos descriptivos del usuario son importados directamente del LDAP Corporativo de JA. No es posible cambiar estos datos en Tableau. Cualquier cambio de este tipo debe realizarse en las herramientas de gestión del LDAP Corporativo de JA, y los cambios serán actualizados en Tableau en la siguiente conexión.

Datos importados en Tableau desde LDAP

 

Roles/perfil del usuario en Tableau

Cada usuario suele ejercer un rol (o perfil de uso de Tableau) distinto, según su perfil de participación en el Proyecto BI (o Cuadro de Mandos), y en consecuencia requerirá el uso de distintas capacidades de la herramienta Tableau. 

A efectos de uso de Tableau, se establecen los siguientes Roles (o perfiles de uso), que determinarán el nivel de privilegios y capacidades de uso  que  tendrá cada usuario en cada carpeta y tipo de objeto de Tableau Server:

 

  • Rol 'Consumidor de Datos': Es el perfil más básico de uso de Tableau. Se limita a ejecutar las visualizaciones y dashboards de los Libros de Trabajo publicados (compartidos) en el ESPACIO PÚBLICO, y realizar todas las operaciones de filtro, navegación y consulta de datos que permita el diseño del Cuadro de Mandos. Es el perfil que se otorga al conjunto de destinatarios de la información de los cuadros de mando que usan Tableau. Estos usuarios acceden a Tableau haciendo uso de una licencia de tipo Viewer.
  • Rol 'Validador de Datos': Es un perfil que ejercen algunos usuarios consumidores de datos, que participan en las actividades de Validación del diseño y datos de resultado, en la fase de Desarrollo de Dashboards. Estos usuarios deben tener acceso a los Libros de Trabajo de versiones provisionales, ubicados en el ESPACIO DE DESARROLLO.
  • Rol 'Analista de Datos': Es el perfil que ejercen aquellos técnicos (del negocio o del área TIC) que diseñan las visualizaciones y dashboards. Deben tener acceso y privilegios de edición sobre los Libros de Trabajo de versiones provisionales, ubicados en el ESPACIO DE DESARROLLO. Estos usuarios acceden a Tableau haciendo uso de una licencia de tipo Explorer.
  • Rol 'Especialista de Datos': Es el perfil que ejercen aquellos técnicos del área TIC que realizan las actividades de desarrollo en las fases de Preparación de los Datos y Modelado de Datos de Negocio . Son los encargados de construir y mantener las nuevas versiones de las Fuentes de Datos y Flujos de Datos. Contarán con permisos de edición sobre los Libros de Trabajo de versiones provisionales ubicados en el ESPACIO DE DESARROLLO, para realizar tareas de reemplazo, configuración y validación de las fuentes de datos usadas en el Cuadro de Mandos. Estos usuarios acceden a Tableau haciendo uso de una licencia de tipo Creator. 
  • Rol 'Administración y Soporte': Es el perfil que ejercen aquellos técnicos del área TIC que realizan las actividades propias de las fases Acceso a los Datos de Origen, Publicación deL Servicio de Analítica y Soporte al Servicio de Analítica. Estos usuarios acceden a Tableau haciendo uso de una licencia de tipo Creator. Entre estas actividades cabe destacar:
    • Mantener la estructura organizativa de carpetas (proyectos) en Tableau Server
    • Mantener los grupos de usuarios, sus permisos y los usuarios pertenecen a cada grupo.
    • Administrar el alta/baja de los usuarios de Tableau.
    • Desplegar (publicar) los componentes de Fuentes de Datos y Flujos de Datos en el espacio compartido de FUENTES DE DATOS.
    • Desplegar (publicar) los componentes validados del Cuadro de Mando en el ESPACIO PÚBLICO.
    • Administrar los privilegios y permisos de acceso de los usuarios a los distintos espacios y componentes de Tableau Server.
    • Apoyar a los perfiles de Ingenieros de Datos y Analístas de Datos a realizar operaciones avanzadas sobre los Libros de Trabajo y Fuentes de Datos, como pueden ser:
      • Reemplazo de Fuentes de Datos o campos, en Libros de Trabajo existentes.
      • Programación de refrescos/actualizaciones de Fuentes de Datos.
      • Programación de ejecuciones de Flujos de Datos.

Otra situación que puede tener un usuario es 'Deshabilitado' (sin licencia), que implica que no tiene otorgado ninguna licencia de uso de la herramienta, y por tanto no puede acceder a ninguno de los espacios y componentes de Tableau Server. Esta situación es utilizada en usuarios que causan baja en la organización, o ya no tienen un rol de consumidor (o superior) en ninguno de los Cuadros de Mandos de Tableau Server.

Usuarios Sin Licencia en Tableau

Gestión de Permisos en Plataforma Tableau

Para gestionar permisos de los Usuarios Consumidores en Tableau, permitiendo que puedan ver/consumir los Libros de Trabajo de Cuadros de Mandos públicos/compartidos, así como tener acceso de forma implícita a las Fuentes de Datos que éstos usan en sus visualizaciones, será necesario otorgar privilegios de visibilidad a los usuarios consumidores para los espacios públicos del Proyecto BI, y a sus componentes. Estos privilegios de visibilidad se otorgarán usando Grupos de Usuarios relacionados con cada Proyecto BI. 

Así, para cada Proyecto BI se generará un Grupo de Usuarios específico, que se usará para agrupar a los usuarios de Tableau que están autorizados a ver/consumir los Cuadros de Mandos publicados/compartidos en ese Proyecto. Este grupo de usuarios debe tener el mismo nombre que el Espacio Público del Proyecto.

Para gestionar el acceso de los Usuarios Analistas de Datos y Especialistas de Datos  será necesario otorgar permisos específicos a cada usuario en el espacio  de DESARROLLO del Proyecto BI, otorgándole el nivel de privilegios adecuado a su rol en el proyecto BI. Los detalles de qué niveles de privilegios otorgar a cada componente se detallan en el apartado 'Habilitar permisos a componentes de Proyecto BI', en esta misma página. Además, estos usuarios se incluirán en el Grupo de Usuario del Proyecto BI para que hereden los mismos permisos que el resto de Usuarios Consumidores, y en especial los relacionados con el acceso a las Fuentes de Datos compartidas.

La gestión de las visibilidades y privilegios  sobre los distintos espacios y componentes del Proyecto BI (tanto de de Datos como de Cuadros de Mandos) se realizará usando la funcionalidad de 'Permisos' en cada 'carpeta' del Proyecto BI en los respectivos espacios de Tableau Server.

Para gestionar la Visibilidad/acceso a los Datos de debe otorgar permiso de visibilidad al nuevo Grupo de Usuarios del Proyecto BI  sobre los distintos espacios Fuentes de Datos que son usadas por el Proyecto BI, haciendo uso de la funcionalidad 'Permisos' sobre cada espacio (carpeta) de Fuente de Datos, y asignandoel privilegio 'Ver' al Grupo de Usuarios del Proyecto.

 

Niveles de Privilegios

A cada usuario hay que asignarle permisos sobre cada tipo de componente de Tableau relacionados con el Proyecto BI, otorgándole el nivel de privilegios adecuado a su rol en el proyecto BI.

Un nivel de privilegios en Tableau consiste en una agrupación de diversos privilegios atómicos, que son habituales para un perfil/rol determinado. 

Cuando un usuario pide acceso a un Proyecto BI o Cuadro de Mandos se debe aplicar los siguientes niveles de privilegios a cada tipo de componente:

A continuación se detallan los privilegios que implican cada Nivel de Privilegios, para los principales tipos de objetos de Tableau:

  • Ver: habilita la visibilidad y uso en modo consulta (sin capacidad de realizar cambios). En los Libros de Trabajo habilita la interacción con los filtros, parámetros y otras opciones habituales de selección de datos:
    • Ver Proyecto (carpeta)
    • Ver comentarios en Libros de Trabajo
    • Descargar imagen o PDF de Libros de Trabajo
    • Descargar resumen de los datos mostrados en Libro de Trabajo
    • Ver Fuente de Datos.
    • Conectarse a Fuentes de Datos compartidas.
    • Ver Flujos de Datos.
  • Explorar:Amplía al nivel 'Ver' con los siguientes privilegios:
    • Edición web del Libro de Trabajo, sin poder guardar los cambios.
    • Descargar datos completos de las tablas afectadas por la visualización.
    • Usar la funcionalidad de Explicar Datos.
    • Descargar Fuente de Datos
    • Descargar Flujo de Datos
  • Publicar: Amplía al nivel 'Explorar' con los siguientes privilegios:
    • Guardar y publicar cambios en Proyectos (carpetas)
    • Descargar y guardar una copia de Libro de Trabajo
    • Sobreescribir Libro de Trabajo.
    • Guardar una copia de Fuentes de Datos.
    • Sobreescribir Fuentes de Datos.
    • Ejecutar Flujo de Datos.
    • Edición Web de Flujo de Datos.
    • Sobreescribir Flujo de Datos.
  • Administrar:  Amplía al nivel 'Publicar' con los siguientes privilegios:
    • Mover Libros de Trabajo
    • Eliminar Libros de Trabajo
    • Configurar Permisos en Libros de Trabajo
    • Mover Fuentes de Datos
    • Eliminar Fuentes de Datos
    • Configurar Permisos en Fuentes de Datos
    • Mover Flujos de Datos
    • Eliminar Flujos de Datos
    • Configurar Permisos en Flujos de Datos

 

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