VEAJA

Guía rápida

VEAJA es la instancia de VEA instalada en la Dirección General de Estrategia Digital y Gobierno Abierto (en adelante DG) con objeto de optimizar los recursos de los organismos dependientes de la Junta de Andalucía, que podrán solicitar la implementación de sus formularios en dicha instancia.

La publicación de un formulario debe asociarse con un procedimiento administrativo definido en Trew@, VEAJA permite que este Trew@ esté en instalaciones de DG o en las propias instalaciones del organismo, aunque se recomienda que esté en las instalaciones de DG para asegurar la comunicación en todo momento con VEAJA. 

Desde el siguiente enlace puede acceder a la instancia pública de VEAJA disponible para la ciudadanía.

¿En qué consiste?

La Ventanilla Electrónica tiene por objeto permitir a los ciudadanos comunicarse de forma telemática con la administración, dando cumplimiento a lo dispuesto en Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

¿A quién va dirigido?

A la ciudadanía, en tanto los formularios publicados le permiten la presentación y seguimiento de sus solicitudes.

A los organismos dependientes de la Junta de Andalucía, en tanto serán estos los que usarán el servicio para publicar sus procedimientos.

¿Cómo lo solicito?

Las solicitudes relacionadas deben realizarse a través de la herramienta NAOS,  en el Servicio "Administración Electrónica", Subservicio "VEA - Despliegue de procedimientos y formularios VEAJA". Con objeto de agilizar la comunicación, se ruega seguir detalladamente los pasos que se informan a continuación, prestando atención a las responsabilidades correspondientes a cada actor, en su caso:

0. REQUISITOS PREVIOS (Responsable: ORGANISMO que realiza la solicitud)

El organismo que realiza la actual solicitud debe abrir una petición NAOS en la categoría indicada anteriormente, con un asunto similar a "[Iniciales del organismo/suborganismo] [RPS:XXXXX] Desarrollo procedimiento: <NOMBRE_PROCEDIMIENTO>". En la petición NAOS se incluirá la siguiente documentación: 

• Formulario de solicitud de desarrollo de procedimiento: se puede descargar en el apartado de Documentación y consultar la guía publicada en el mismo apartado para su cumplimentación. Es imprescindible aportar este formulario cumplimentado y firmado para nuevos procedimientos a incluir en VEAJA, proporcionando la máxima información posible. De cara a la planificación del procedimiento, es muy importante que se indique la fecha estimada de publicación en producción. Si el procedimiento ya se hubiese publicado en convocatorias anteriores y no existen cambios en las especificaciones del procedimiento, no será necesario aportar este documento, siempre indicando explícitamente en la petición que el comportamiento del procedimiento será exactamente igual a la anterior convocatoria.
• Formularios normalizados: Los formularios a implantar en VEAJA deben estar normalizados tal como establece el artículo 12 del Decreto 622/2019, de 27 de diciembre, de administración electrónica, simplificación de procedimientos y racionalización organizativa de la Junta de Andalucía. La referencia para el normalización de formularios es la Guía de Normalización e Inscripción de Formularios de la Junta de Andalucía. El desarrollo de los formularios a implantar en VEAJA se basará en los formularios que se hayan normalizado. En caso de no disponer aun de los formularios normalizados, pero sí de una versión avanzada próxima a normalizar, puede enviarse esta versión para comenzar la fase de desarrollo, teniendo en cuenta que se necesita disponer de los formularios normalizados por SOSA con, al menos, una semana de antelación a su publicación en BOJA y siempre que los formularios que se han normalizado no hayan sufrido cambios de gran envergadura con respecto a los borradores sobre los que se ha realizado el desarrollo.
• Documento de validaciones: es recomendable, aunque no obligatorio, aportar un documento donde se incluyan las validaciones a aplicar para cada campo del formulario y cualquier otra personalización que se desee realizar sobre el mismo (precarga de datos a partir de un servicio web, cálculos entre campos, etc.). Si no se proporcionan estas validaciones específicas para el procedimiento/formulario, se aplicarán las validaciones mínimas requeridas por la plataforma. Cualquier cambio o adición de validaciones durante el desarrollo del formulario deberán ser notificadas al menos una semana antes de la publicación del BOJA y, en caso de que los cambios solicitados aumenten significativamente la complejidad del desarrollo, se proporcionará una estimación del tiempo necesario para implementarlos. Actualmente no existe una plantilla definida para recoger estas validaciones y requisitos, por lo que podrán proporcionarse con el formato que desee el organismo solicitante.

En cuanto a los plazos de solicitud de nuevos procedimientos, informarles de que por norma general, se deben solicitar los desarrollos con un mes mínimo de antelación. No obstante, si la complejidad del formulario fuese demasiado alta, podría requerirse avisar con un plazo mínimo de dos meses.

1. FASE DE DESARROLLO (Responsable: equipo VEAJA)

El equipo de VEAJA desarrollará el formulario en base a los formularios y validaciones aportadas por el organismo, lo implantará en el entorno de pruebas (denominado PXP) y realizará una batería de pruebas técnicas.

Se comunicará al organismo su disponibilidad mediante la NAOS que se abrió para el desarrollo del procedimiento, proporcionando la URL de acceso directo para acceder al procedimiento en el entorno de PXP. Además, se darán de alta los usuarios tramitadores que se hayan incluido en el formulario de solicitud de desarrollo para que puedan llevar a cabo las pruebas de tramitación.

2. FASE PRUEBAS Y VALIDACIÓN DEL PROCEDIMIENTO (Responsable: ORGANISMO que realiza la solicitud)

El área usuaria responsable por parte del organismo reportará a través de la misma petición NAOS todas las incidencias que detecte durante las pruebas para que sean subsanadas por el equipo de VEAJA, volviendo a la fase de desarrollo.

Por su parte, el equipo de VEAJA notificará al organismo en un nuevo comentario de la NAOS el momento en el que han quedado solventadas las incidencias para que desde el organismo se pueda verificar de nuevo en el entorno de PXP que los errores previamente notificados han quedado subsanados.

Tras los ciclos que sean necesarios para que el funcionamiento del formulario sea el deseado, el organismo, de manera expresa, debe poner un comentario en la NAOS indicando que el procedimiento desarrollado es VÁLIDO al haber superado todas las pruebas funcionales. El organismo es responsable del comportamiento del formulario validado garantizando que durante las pruebas se verifican todas las validaciones especificadas en el documento de validaciones, así como todas las casuísticas del formulario y de la tramitación del procedimiento.

3. SOLICITUD DE PUBLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO EN VEAJA (Responsable: ORGANISMO que realiza la solicitud)

Para la publicación en producción del procedimiento, es imprescindible que el organismo proporcione a través de la NAOS donde se ha gestionado el desarrollo del procedimiento el formulario de publicación en producción cumplimentado y firmado. El formulario podrá descargarse del apartado de Documentación de esta misma página.

Este formulario deberá adjuntase en la petición NAOS con al menos tres días de antelación a la publicación del procedimiento en producción. Si no se conocen algunos datos, como por ejemplo, la fecha de publicación definitiva, puede dejarse el dato vacío y proporcionarlo a través de un comentario en la petición NAOS antes de su publicación o cumplimentando de nuevo el formulario y adjuntándolo a la petición, siendo necesario haber proporcionado todos los datos solicitados en el formulario antes de su publicación.

Será también responsabilidad del organismo informar de la publicación del procedimiento en BOJA a primera hora del día en que salga publicado, de forma que el equipo de VEAJA pueda disponer del tiempo necesario para la implantación y configuración del procedimiento.

4. PUBLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO (Responsable: equipo VEAJA)

Una vez que el organismo informe mediante comentario en la NAOS de la publicación del procedimiento en el BOJA, el equipo de VEAJA lo dejará configurado y programado para su apertura en la fecha y hora indicadas por el organismo en la solicitud de publicación.

Se recuerda que la norma es no publicar en sábados, domingos ni festivos. También es recomendable programar la publicación para la 09:00 de la mañana, especialmente en procedimientos no competitivos, para que estén todos los equipos técnicos en caso de producirse algún problema en la plataforma.

El equipo de VEAJA comunicará a través de un comentario y/o cierre de la NAOS que el procedimiento se encuentra configurado en el entorno de Producción. Adicionalmente, enviará un correo de comunicación a la persona que realizó la solicitud mediante la petición NAOS y a la persona firmante del formulario de solicitud de publicación incluyendo la URL de acceso directo al procedimiento^(*).

^(*) El organismo se deberá de responsabilizar de configurar la URL de acceso directo en RPS para que sea visible para los usuarios en el catalogo de procedimientos y servicios. Si para esta configuración necesitan conocerla con antelación, pueden solicitarla a través de la misma petición NAOS donde se ha gestionado el desarrollo del nuevo procedimiento.  

Necesito soporte

Se ofrecerá soporte al personal técnico TIC de administración electrónica de la Junta de Andalucía a través de NAOS, en el Servicio "Administración Electrónica - Ventanilla Electrónica (VEAJA): Desarrollo y publicación de procedimientos y servicios".

La prestación de  servicios de atención y soporte a personas usuarias finales de efectuará en el medio de atención y soporte que al respecto haya dispuesto la Consejería o entidad responsable del servicio.

Con objeto de servir de ayuda en el proceso de definición de procedimientos, en el apartado de Documentación, recogemos guías con recomendaciones y limitaciones a tener en cuenta a la hora de diseñar formularios o definir procedimiento trew@ personalizado.